E' possibile non avere in azienda client Windows?

missione impossibile

In questo articolo proviamo a fare un esperimento:

Una bella mattina i vertici dell'azienda X presi da un qualsivoglia estremismo quasi religioso decidono di eliminare ogni traccia di Client Windows dalla propria azienda.

La decisione verrà presa tenendo conto del solo parere del commerciale che non conosce a fondo l'argomento e/o non ha interpellato il reparto IT. Sempre per ipotesi in nostro commerciale non è un completo stupido ma ha previsto corsi per tutto il personale.

La decisione presa dei vertici aziendali è attuabile?

Dipende

Potrebbe essere un semplice NO ma sempre più aziende ricorrono ad oggi a consulenti esterni per molti servizi amministrativi vitali. Vediamo il caso di un'azienda storica come quella dove opero che ha un'organizzazione del lavoro tale da rendere difficile un'esternalizzazione come minimo di paghe e presenze. Qui la risposta è un categorico: NO!!!!. Le motivazioni sono tante e complesse ma la principale è questa: lo stato italiano ancora non ce lo permette.

Software comuni a tutte le aziende

Esistono software validi per tutti i sistemi operativi per Contabilità, Gestione personale, Gestione risorse umane e normali software per l'ufficio?

Ufficio

LibreOffice (Openoffice è stato oramai completamente abbandonato a se stesso), OnlyOffice e alcuni servizi Cloud coprono più che tranquillamente ogni esigenza legata a lettere e/o fogli di calcolo permettendo la gestione di file di tutti i formati (l'aspetto di Libreoffice Calc e alcune formule differiscono dalla controparte Excel ma, come dicevamo, vengono predisposti dei corsi). Resta il fatto che spesso per statistiche e altri adempimenti sono necessari file .xls e in alcuni casi rischiare eventuali e fantascientifiche incompatibilità non è divertente.

Esempio di vita vissuta: in caso di contratto di solidarietà (una forma di cassa integrazione straordinaria) prima che entrasse in vigore il nuovo regolamento (ante 2015) le regioni erogavano una percentuale di quanto "perso" dal lavoratore a fronte delle ore di minor lavoro (l'INPS in quel caso erogava una percentuale fra il 60 e il 70 percento). La regione Toscana richiedeva un file .xls (da notare non .xlsx) per calcolare la quota a loro carico. In più anni di contratto la mia azienda si è trovata di fronte più funzionari addetti alla pratica e giustamente ognuno ha richiesto il file simile ma non uguale al precedente ed essendo i fondi limitati ogni impedimento portava allo scarto della pratica. Stiamo parlando di cifre importanti completamente a favore del lavoratore, personalmente non me la sono sentita di rischiare il linciaggio per una formula e/o un formato mal convertito.

Fattibilità: 75%

Gestione delle risorse umane

In molti casi i software di gestione del personale sono modulari e spesso l'utente si trova davanti ad un Client. Lato server abbiamo o AS/400 o server web Windows. Caschiamo sempre in piedi a meno che non si passi a cose mostruose che si appoggiano a Lotus Notes (si quello della posta elettronica, appuntamenti ecc.) facendo crollare drasticamente la portabilità.

Fattibilità da valutare ma vicina al 100%

Gestione del personale / presenze

Come sopra in questo ambito andiamo abbastanza bene i software girano spesso su server (AS/400, Windows o Linux) e/o hanno interfaccia Web. 

Fattibilità 100%

Contabilità

Non è il mio campo ma anche qui spesso si lavora su server (non è bello tenere la contabilità su un PC, ma se viene fatto deve essere molto molto vecchio :-) ), ma dubito che i software più famosi abbiano un client per Linux o Mac, sempre che non girino su Web.

Fattibilità da valutare

Corrispondenza e adempimenti con gli istituti

INPS

Ecco il punto dolente dell'intera operazione: Ogni azienda che non ha esternalizzato il servizio paghe e personale mensilmente è obbligata ad inviare all'INPS (Istituto Nazionale Previdenza Sociale), fra gli altri, un adempimento chiamato UniEmens Individuale. Tale adempimento è indispensabile e ha come scopo principe la denuncia di tutti i dati utili al calcolo della pensione del lavoratore (settimane accreditate e dati monetari) e dettaglio dei pagamenti relativi alla retribuzione (contributi, TFR fondo tesoreria, recupero per malattia, ecc.) operati dall'azienda tramite F24. Ovviamente tutte le aziende devono farlo ma in caso di esternalizzazione il tutto passa direttamente dal consulente. L'adempimento tecnicamente consiste in un file XML che viene incrementato, firmato e criptato da un software apposito scritto in .NET disponibile solo ed esclusivamente per Windows. Se non si rispetta l'adempimento l'istituto non rilascia il Documento di Regolarità Contributiva (DURC) indispensabile per richiedere e ottenere finanziamenti, partecipare a bandi di gara, ecc.

Essendo il software disponibile solo ed esclusimanete per Windows alcune aziende e consulenti del lavoro hanno interpellato l'INPS sull'argomento "Utilizzo del software su piattaforme diverse da Windows" e hanno ricevuto la risposta glaciale:

Se l'adempmento viene inviato utilizzando sistemi non supportati ogni problema attribuibile al software sarà a carico del sostituto di imposta.

Quindi essendo l'azienda il sostituto di imposta se vengono fuori errori derivati dall'uso di Mono, Wine e similari ne risponde completamente l'azienda (da notare se mi affido ad un consulente e lui usa un sistema non supportato la colpa è mia). Quale azienda si prenderebbe un rischio simile?

Fattibilità 0%

Agenzia delle entrate

Qui la situazione è ottimale: l'amabile Agenzia delle entrate (bisogna chiamarla così in quanto non è un'agenzia che vorreste avere come nemica) ha fatto sviluppare quasi tutti i suoi software, sia di controllo che di dichiarazione, in Java e li garantisce per Linux (specificando Ubuntu, Fedora e Redhat), Mac OS X e Windows. Non ho provato i software ma non ho letto di problemi, anzi molti cittadini compilano il proprio 730 con Linux. Essendo un'ente alla quale tutte le aziende, i consulenti e i normali cittadini si devono rapportare mi sembra il minimo avere software multi piattaforma (e sopratutto supportati per tutte le piattaforme).

Fattibilità 100%

INAIL

Ogni comunicazione con l'INAIL (Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro), che sia una denuncia di infortunio o malattia professionale, l'autoliquidazione e/o altro, si può inviare come semplice XML (o file di testo formattato seguendo uno schema preimpostato) tramite il sito Web dell'istituto oppure compilare direttamente on-line. Per ogni comunicazione si usa la Posta elettronica Certificata (PEC)

Fattibilità 100%

I ministeri

Spesso le aziende dialogano con i ministeri e alcune volte devono compilare richieste tramite software o Web. I software che ho visto sono decisamente scritti con macro Vb e collegati a Office ma sono molto vecchi e ormai in disuso. Penso che gradualmente si lavorerà sempre via Web.

Fattibilità da valutare

Statistiche

Qui ci divertiamo. L'ISTAT, la banca d'italia, le consigliere di parità delle regioni e altri enti (spesso sconosciuti) con una sorta di sadismo bussano alle porte delle aziende. I formati richiesti sono i più disparati (e le domande le più assurde): si va dalla consegna a mano di un foglio rigorosamente sporco di caffé, al file xls, al file xml, al testo formattato, fino a roba oscena che necessita di Access per funzionare (ho visto addirittura un software che installa un server MySQL sulla macchina). Non adempiere non dovrebbe portare a grosse conseguenze ma è sempre meglio non inimicarsi banche e similari.

Fattibilità da valutare al momento

Conclusioni

La situazione di sudditanza dai sistemi Microsoft della pubblica amministrazione (INPS in primis) è ancora tale da non permettere a un'azienda, piccola o grande che sia, di liberasi completamente dei sistemi Microsoft senza ricorrere all'esternalizzazione di molti servizi essenziali.

Speriamo che la situazione cambi presto e che la pubblica amministrazione si decida a utilizzare come minimo i formati aperti (lavorare ancora con dei file xls è assurdo) e i vari enti che raccolgono statistiche si accordino su un formato comune, magari anch'esso aperto.

Questo articolo è stato pubblicato la prima volta su Be Geek My Friend nel 2016, la situazione non è cambiata assolutamente, anzi forse è anche meno rosea. Il Covid 19 ha dato uno scossone gigante alle aziende dal punto di visto tecnologico (5 anni fa non avremmo mai pensato a mesi di smart working e riunioni on line) ma riportato in vita la cassa integrazione a pagamento diretto INPS. Visto l'imprevebilità della situazione non c'è stato tempo di cambiare la procedura in essere (che probabilmente con i volumi pre Covid 19 andava benissimo) e quindi per far si che l'INPS eroghi l'indennità per tutto il 2020 e parte del 2021 è stato necessario inviare un file di testo formattato popolabile in due modi:

  • tramite software (scritto in .NET ma dall'aspetto antidiluviano) che legge un sadico file di xls (il mio software paghe è in grado di generare un csv con i dati) dove ogni colonna deve avere un suo formato predeterminato salvo esplosione l'impossibilità di generare il testo formattato. Tanto per fare un esempio l'IBAN (dato direi abbastanza utile) è diviso in 6 colonne:
    1. "IT"
    2. caratteri 1 e 2 (i due numeri dopo IT) che devono essere proprio due quindi formato testo (se avete IT02... la colonna non può contenere 2 ma 02)
    3. terzo carattere alfabetico
    4. ABI, anche qui i cinque numeri devono essere cinque e visto che il 90% delle banche ha ABI che inizia per 0 dobbiamo trasformare in testo
    5. idem per il CAB
    6. anche il numero di conto corrente, che se non ricordo male deve essere di undici caratteri, deve avere i zeri
  • tramite software che permette di compilare da simil PDF (comodo se non si hanno pi di 10 lavoratori)

Ovviamente da Aprile 2021 la proceduta è stata sostituita ma per 12 mesi ha girato quella vecchia.